BEIT – PHÁT TRIỂN THÀNH CÔNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO CHO ĐỐI TÁC MYGYM

BEIT đã xây dựng và phát triển thành công phần mềm hệ thống quản lý đào tạo cho đối tác Mygym, hỗ trợ công tác quản lý học viên và quản trị hệ thống vận hành của My Gym – thương hiệu hàng đầu của Mỹ về công tác giáo dục thể chất cho trẻ nhỏ. Hệ thống mang lại hiệu quả tốt nhất trong quá trình quản lý giữa trung tâm – học viên – phụ huynh. 

I. GIỚI THIỆU PHẦN MỀM 

Phần mềm quản lý hệ thống Mygym là một công cụ quản lý hệ thống đào tạo vô cùng ấn tượng với nhiều điểm đột phá từ giao diện tới tính năng. Thông qua việc sử dụng phần mềm, mọi bộ phận trong doanh nghiệp từ quản lý, nhân viên các phòng ban, giáo viên, phụ huynh có thể cùng nhau kết hợp làm việc để mang tới chất lượng hiệu quả và đồng bộ. Đặc biệt, sự tích hợp các tính năng đa dạng bao quát được mọi quy trình từ tiếp cận, thu thập và quản lý khách hàng, quản lý đơn hàng, quản lý học sinh, giảng dạy, lịch trình, tài chính và nhiều hơn nữa. Tất cả mang đến sự thuận tiện và giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian cũng như chi phí.

Hình ảnh hệ thống quản lý đào tạo Mygym

Các bộ phận chức năng của Mygym sẽ liên kết với nhau thông qua hệ thống, từ việc Marketing tìm kiếm đơn hàng chuyển qua bộ phận Sale liên hệ chốt đơn, tiếp đến bộ phận Kế toán xác nhận việc thanh toán hay hoạt động từ khách hàng chuyển đổi thành phụ huynh hay những hoạt động khác của nhân viên, giáo viên… tất cả đều sẽ được thực hiện và liên kết chặt chẽ với nhau trên hệ thống, giúp Mygym dễ dàng theo dõi và quản lý. 

Bộ phận Marketing sẽ thực hiện việc tạo Form Nhúng với các trường thông tin cần thiết cho việc thu thập thông tin, gắn vào Landing Page và thực hiện chạy chiến dịch trong phần Quản lý chiến dịch. 

Sau khi thu thập được thông tin khách hàng, bộ phận Marketing sẽ chuyển cho bộ phận Sale thực hiện nhiệm vụ, nhân viên sale có thể trực tiếp nhập thông tin khách hàng trong phần Quản lý đơn hàng, hoặc tạo thành 1 file excel import trực tiếp trong phần Cấu hình dữ liệu mà không cần nhập khách hàng nhiều lần. 

Khi khách hàng thực hiện thanh toán đơn hàng, thông báo sẽ được gửi về cho bộ phận Kế toán xác nhận thanh toán, khi Kế toán thực hiện tạo hóa đơn bán hàng cho đơn hàng, trạng thái đơn hàng trong phần Quản lý đơn hàng sẽ tự động được cập nhật tương ứng.

Khách hàng sẽ được chuyển đổi thành phụ huynh sau khi sale thực hiện cập nhật đơn hàng cho khách hàng. Khi đó trong danh sách thêm mới phụ huynh sẽ xuất hiện thông tin của khách hàng, thực hiện chọn khách hàng thì các thông tin trước đó khi tạo đơn hàng sẽ được tự động điền vào hệ thống, tiếp đến người dùng sẽ chỉ cần nhập thông tin của bé vào các trường và lưu lại. Lúc này, phụ huynh và học viên sẽ được tạo và lưu trong hệ thống một cách đồng thời. Sau khi tạo bé thành công, người dùng có thể thực hiện các công việc liên quan tới bé như việc thêm lớp, thêm lịch học cho bé, …. tất cả các hoạt động cần thiết của trung tâm đều sẽ được thực hiện và lưu lại lịch sử trên hệ thống.

II. CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA PHẦN MỀM

Phần mềm quản lý hệ thống Mygym cung cấp một loạt các chức năng để quản lý và tương tác giữa các đối tượng trong hệ thống một cách cách hiệu quả. Các quy trình hoạt động vô cùng logic, hệ thống phân quyền động từ đó giúp cho việc điều chỉnh, đánh giá được trở nên dễ dàng.

Các chức năng chính của hệ thống:

1. Quản lý nhân sự 

Với chức năng quản lý nhân sự: 

• Hệ thống cho phép lưu trữ và quản lý thông tin về các chi nhánh, các phòng ban trong bộ máy tổ chức. Bên cạnh đó, tính năng chỉnh sửa và cập nhật dễ dàng, nhanh chóng. Tìm kiếm thông tin phòng ban, chi nhánh thuận tiện theo các trường thông tin. Từ đó giúp dễ dàng thấy được sự phát triển, mở rộng quy mô theo từng giai đoạn hoạt động.
• Thông tin nhân viên sẽ được lưu trữ và quản lý một cách dễ dàng. Hệ thống cung cấp tính năng tìm kiếm thông qua các trường thông tin như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, vị trí công việc, thời gian bắt đầu làm việc. Ngoài ra, tính năng lọc theo tháng sinh giúp chọn ra được những nhân viên có sinh nhật trong tháng. Điều này giúp tổ chức dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin nhân viên một cách thuận tiện.
• Lịch sử hoạt động của các user trên hệ thống cũng được lưu lại. Từ đó dễ dàng trong việc theo dõi tình trạng hoạt động, lịch sử thao tác, cập nhật trên hệ thống của từng user.

2. Sale – marketing

Là một trong những chức năng vô cùng quan trọng của hệ thống, sale marketing mang tới một quy trình hoàn chỉnh từ việc tiếp cận, chăm sóc khách hàng cho tới chốt đơn hàng và quản lý công nợ. Mọi giai đoạn trong quy trình vô cùng minh bạch và rõ ràng để tổ chức có cái nhìn tổng quan nhất, đánh giá được hiệu quả hoạt động theo từng bước trong quy trình. Điều này vô cùng quan trọng giúp phát hiện và điều chỉnh kịp thời những vấn đề trong tổ chức. Từ đó tối ưu giúp hoạt động của tổ chức ngày càng trở nên hiệu quả.

Với chức năng quản lý sale – marketing cho phép tổ chức có thể:

• Quản lý khách hàng: Phần mềm cho phép lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết về khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, lịch sử mua hàng và tương tác trước đó. Điều này giúp nhân viên bán hàng tiếp cận thông tin quan trọng một cách nhanh chóng, hiệu quả và dễ dàng thực hiện việc chăm sóc khách hàng.
• Quản lý cơ hội bán hàng (Quản lý đơn hàng): Phần mềm cho phép tạo và quản lý cơ hội bán hàng, từ việc ghi nhận thông tin cơ hội, xác định mức độ tiềm năng, theo dõi tiến trình bán hàng, và ghi chú quan trọng. Điều này giúp tăng cơ hội thành công trong việc chuyển đổi cơ hội thành giao dịch.
• Quản lý quy trình bán hàng: Phần mềm cho phép tạo và quản lý quy trình bán hàng, bao gồm các giai đoạn, hành động và bước tiếp theo trong quy trình bán hàng. Điều này giúp đảm bảo mọi cơ hội bán hàng được xử lý theo quy trình chuẩn, từ việc tiếp nhận cơ hội đến việc chốt sale thành công cũng như quản lý các vấn đề liên quan tới việc thanh toán của khách hàng.
• Quản lý hóa đơn bán hàng: Phần mềm cho phép tạo hóa đơn tương ứng với mỗi đơn hàng được tạo, hóa đơn sẽ gắn liền với mã đơn hàng, loại hóa đơn và thông tin của người đóng, giúp kế toán dễ dàng theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính một cách hiệu quả. 
• Quản lý tiếp thị và chiến dịch: Phần mềm cho phép tạo và quản lý chiến dịch tiếp thị, bao gồm email marketing, SMS marketing, Zalo. Bạn có thể theo dõi hiệu suất chiến dịch, tạo và gửi email tự động, tạo và quản lý và xem các thông số thống kê quan trọng. Đặc biệt, các đơn hàng thu thập dữ liệu khách hàng theo từng chiến dịch sẽ được thống kê chi tiết thông qua form nhúng được tạo trực tiếp từ hệ thống. Từ đó giúp quản lý và đánh giá hiệu quả chi tiết của từng chiến dịch.
• Quản lý voucher: Phần mềm cho phép tạo và quản lý các voucher tương ứng với từng chiến dịch triển khai. Các voucher sẽ được tự động áp dụng trong các đơn hàng đáp ứng đủ điều kiện. Số lượng voucher, số lượt đã sử dụng sẽ được liên tục cập nhật tại hệ thống.
• Thiết lập Form nhúng: Phần mềm cho phép tạo Form nhúng gắn vào Landing Page để thực hiện chạy chiến dịch. Form nhúng cho phép người dùng có thể điều chỉnh các trường thông tin theo ý muốn của mình. Mỗi form nhúng sẽ cho bạn thấy tổng quan về thông tin cơ hội và số đơn hàng thu thập được qua mỗi chiến dịch. 
• Bảo mật và quyền truy cập: Phần mềm đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng và quản lý quyền truy cập. Bạn có thể xác định quyền truy cập cho từng người dùng, giới hạn truy cập vào các phần tử nhất định và đảm bảo an toàn dữ liệu khách hàng.

3. Quản lý đào tạo

Với phần mềm quản lý hệ thống việc quản lý đào tạo giờ đây chưa bao giờ dễ dàng và đơn giản đến vậy. Thông qua đó có thể quản lý được giáo viên, lịch dạy, quá trình học tập của học viên cũng như sự tương tác với phụ huynh. Bên cạnh đó, việc sắp xếp lịch dạy giáo viên, theo dõi đánh giá học viên trong từng lớp học, buổi học vô cùng thuận tiện và chính xác.

Với chức năng quản lý giáo viên người dùng được phân quyền có thể:

• Quản lý giáo viên: Hệ thống cho phép lưu trữ và quản lý thông tin giáo viên: tên, số điện thoại, hình thức làm việc, trình độ. Bên cạnh đó, tính năng chỉnh sửa và cập nhật dễ dàng, nhanh chóng. Từ đó giúp dễ dàng đánh giá, phân loại được giáo viên.
• Sắp xếp lịch dạy cho giáo viên, theo tuần, chỉnh sửa lịch dạy của giáo viên theo từng buổi. Giáo viên có thể xem được lịch dạy cũng như vị trí của mình trong từng buổi học. Từ đó giáo viên có thể chuẩn bị tốt cho lịch làm việc cũng như vai trò.
• Giáo viên sẽ đánh giá sự tiến bộ của học viên thông qua từng buổi học. Thông qua đó đánh giá được năng lực cũng như sự phát triển theo từng giai đoạn.

Với chức năng quản lý phụ huynh, khi phụ huynh truy cập vào hệ thống có thể thấy được:

• Hệ thống lưu lại thông tin của phụ huynh với các thông tin cơ bản, cần thiết: tên, địa chỉ, số điện thoại,… Thông qua các thông tin này, có thể tìm kiếm, lọc theo các điều kiện nhất định để phục vụ cho các chiến dịch, các chương trình tiếp thị.
• Phân hạng phụ huynh: Phụ huynh sẽ được phân hạng theo từng cấp khác nhau dựa vào tổng thanh toán trên hệ thống. Thông qua đó tổ chức có thể đánh giá được mức độ chi tiêu cũng như đưa ra ưu đãi nhất định có từng nhóm phụ huynh.

4. Quản lý lớp học 

Quản lý lớp học trên hệ thống sẽ dễ dàng giúp bạn quản lý được các lớp học, danh sách học viên theo từng lớp học và thời khóa biểu lịch học của các chi nhánh. 

Với chức năng quản lý lớp học: 

• Quản lý lớp học: Hệ thống cho phép lưu trữ và quản lý thông tin lớp học: chi nhánh, tên lớp, thời gian bắt đầu và kết thúc lớp học, lịch học của lớp trong tuần, thời gian diễn ra 1 buổi học, số lượng tối đa cho 1 lớp, độ tuổi phù hợp của lớp và học phí. Bên cạnh đó, tính năng chỉnh sửa và cập nhật dễ dàng, nhanh chóng, dễ dàng thực hiện tìm kiếm thông tin lớp của từng chi nhánh.
• Danh sách học viên theo từng lớp: Người quản lý sẽ dễ dàng biết được trong lớp học tại chi nhánh theo từng độ tuổi đã có bao nhiêu học viên trong lớp, dễ dàng quản lý thông tin của các học viên theo từng lớp. 
• Thời khóa biểu: Hệ thống sẽ hiển thị lịch học của tất cả lớp học ở các chi nhánh, các lớp học sẽ được phân theo màu sắc của từng chi nhánh. Bạn có thể thực hiện tìm kiếm thời khóa biểu của từng chi nhánh và từng lớp học. Bên cạnh đó, Giáo viên có thể thực hiện đánh giá từng học viên trong buổi học của mình và Lễ tân có thể thực hiện điểm danh trừ số buổi của học viên theo từng buổi học tại Thời Khóa Biểu.

5. Quản lý học viên 

Với chức năng quản lý học viên:

• Quản lý học viên: Hệ thống cho phép lưu trữ thông tin của các học viên: mã học viên, họ tên, nickname, chi nhánh, số buổi học …. Bên cạnh đó, tính năng chỉnh sửa và cập nhật thông tin học viên dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin học viên theo các trường thông tin.
• Theo dõi hồ sơ học viên, lịch sử học tập và tiến trình cá nhân, từ việc ghi danh cho đến xếp lớp và đánh giá. Đồng thời, phụ huynh cũng có thể truy cập và cập nhật thông tin liên quan đến con em mình, tạo sự liên kết và tương tác chặt chẽ giữa gia đình và trường học.
• Theo dõi được lớp học của học viên, tình trạng các lớp học  của học viên đã học đến đâu. Lịch sử đăng ký các khoá học của bé, lịch sử thanh toán trên hệ thống. Phụ huynh có thể truy cập trực tiếp để theo dõi các thông tin cơ bản này.
• Theo dõi được các học viên tham gia học thử của từng khóa học, trạng thái học thử của từng học viên và trạng thái thanh toán buổi học thử trên hệ thống.
• Hệ thống cho phép thực hiện chuyển chi nhánh cho học viên khi học viên có nhu cầu chuyển sang một chi nhánh mới để học tập, khi thực hiện chuyển chi nhánh, các thông tin tại chi nhánh cũ vẫn sẽ được lưu lại trên hệ thống và các buổi học còn lại vẫn sẽ được tự động trừ đi khi thực hiện điểm danh tại chi nhánh mới.
• Đối với việc học bù của học viên, thông qua điểm danh của các lớp, người quản lý dễ dàng thấy được những học viên vắng mặt vào buổi nào và người quản lý thực hiện đăng ký học bù cho học viên lúc này hệ thống sẽ tự động gợi ý các lớp học bù hợp nhất với buổi nghỉ của học viên đấy.
• Hệ thống checkin – checkout sử dụng công nghệ quét mã QR vô cùng hiện đại. Chỉ với thao tác quét, các thông tin của bé sẽ được cập nhật trên hệ thống giúp kiểm soát tối được thời gian của bé. Hơn nữa, phụ huynh cũng được cập nhật chi tiết các thông tin của con thông qua hệ thống thông báo tự động. Từ đó không bị bỏ lỡ các thông tin quan trọng về vấn đề đi học, quá trình học tập của bé trong suốt khóa học.

6. Báo cáo

Báo cáo là một trong những tính năng vô cùng quan trọng, là công cụ đắc lực giúp cho việc theo dõi kết quả hoạt động của các cấp quản lý được trở nên đơn giản và dễ dàng nhất. Với chức năng báo cáo trên hệ thống Mygym có thể xem được báo cáo về các vấn đề:

• Báo cáo doanh thu: báo cáo doanh thu theo các chi nhánh, từ ngày, đến ngày. Lọc theo tuần, tháng, quý, năm.
• Báo cáo học viên: báo cáo theo số lượng học viên, theo phụ huynh, theo hoàn tất khóa học, sinh nhật và học thử. Lọc theo tuần, tháng, quý, năm.
• Báo cáo Sale: nhập target cho sale, kiểm tra hiệu quả của sale đạt target đặt ra. Báo cáo sale theo các chi nhánh, thời gian từ ngày, đến ngày và lọc theo tuần, tháng, quý, năm.
• Báo cáo so sánh chi nhánh: báo cáo so sánh chi nhánh theo doanh thu, học viên và giáo viên của tuần, tháng, quý, năm.

Tất cả các báo cáo trên đều có thể tùy chỉnh theo thời gian hoặc có thể sử dụng các bộ lọc nâng cao để mang lại những con số mà các nhà quản lý cần quan tâm.

7. Cấu hình 

Cấu hình của phần mềm là một phần quan trọng trong quá trình sử dụng ứng dụng, cho phép người dùng tùy chỉnh các thiết lập và tối ưu hóa trong công việc.

• Phân quyền: thực hiện phân quyền nhân viên trong hệ thống, người dùng chỉ thực hiện được các thao tác được cho phép trong role nhân viên của mình.
• Cấu hình nguồn hàng: thiết lập các nguồn hàng tạo đơn hàng, giúp người dùng dễ dàng quản lý các nguồn đơn hàng từ đâu.
• Cấu hình huy hiệu: thiết lập huy hiệu học viên khi thực hiện đánh giá học viên trong hệ thống. 
• Cấu hình thăng hạng: thiết lập các điều kiện để được thăng hạng của phụ huynh. 
• Cấu hình dữ liệu: cho phép người dùng tải file khách hàng từ hoạt động chạy marketing lên hệ thống chỉ với 1 thao tác mà không cần nhập đơn hàng nhiều lần.

III. ƯU ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO MYGYM

1. Tăng hiệu suất và hiệu quả quản lý.

Sự góp mặt của phần mềm hệ thống quản lý đào tạo giúp các nhà quản lý Mygym giải quyết nhanh chóng các vấn đề phức tạp liên quan đến quản lý nhân sự và doanh thu. Với tính tự động hóa, việc xử lý các thông tin liên quan tới phụ huynh học sinh, lịch dạy của giáo viên, thông tin đơn hàng và doanh thu bán hàng, cũng như quản lý thông tin về giáo viên và học sinh đã trở nên nhanh chóng và giảm thiểu lỗi phát sinh khi tất cả mọi thao tác đều được tích hợp trên hệ thống.

2. Tiết kiệm thời gian 

Hệ thống cho phép các nhà quản lý và nhân viên của Mygym dễ dàng nhập và lấy thông tin về học viên, đơn hàng, khách hàng hay lịch dạy của giáo viên, thông tin liên quan tới lớp học…., đồng thời hệ thống tích các công cụ tương tác như email, sms và thông báo giúp người dùng giảm thiểu thời gian trong việc chăm sóc khách hàng và cải thiện tương tác giữa trung tâm – học viên – phụ huynh. 

3. Bảo mật thông tin cao

Phần mềm bảo mật thông tin tránh khỏi các cuộc tấn công của những kẻ xấu và tin tặc, mỗi nhân viên, giáo viên và phụ huynh của Mygym sẽ được cung cấp với một tài khoản ID riêng biệt để truy cập vào phần mềm hệ thống.

Phần mềm hệ thống quản lý giáo dục Mygym luôn đề cao tính năng bảo mật dữ liệu thông tin các đơn hàng được lưu trên hệ thống, thông tin học viên, phụ huynh và nhân viên nhằm đảm bảo an toàn và bảo vệ tối đa cho người dùng.

4. Dễ dàng sử dụng và hiệu quả 

Hệ thống giúp Mygym quản lý hiệu quả hơn trong việc lưu trữ thông tin và quản lý dữ liệu liên quan tới vấn đề đơn hàng, doanh thu, thông tin của học viên, nhân viên và khách hàng trong hệ thống. 

Đồng thời hệ thống cũng giúp cho việc hoạt động tại các chi nhánh được đồng bộ và kết nối với nhau tạo nên hệ thống logic, chặt chẽ, đầy đủ và dễ dàng sử dụng cho người dùng, thuận tiện cho việc các nhà quản lý của Mygym xem xét hiệu quả hoạt động công việc thông qua các báo cáo liên quan tới doanh thu, học viên, đơn hàng của trung tâm và các chi nhánh. 

LỜI KẾT

Việc áp dụng hệ thống phần mềm quản lý vào trong công việc mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc tối ưu hóa quy trình quản lý, tự động hóa công việc, đến khả năng theo dõi và báo cáo tức thì, nâng cao hoạt động quản lý trong công việc. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, mà hệ thống còn giúp cải thiện hiệu suất làm việc cho tổ chức và quản lý thông tin một cách hiệu quả hơn.

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ và nhu cầu ngày càng cao về đào tạo và phát triển, phần mềm hệ thống quản lý đào tạo sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong tương lai. Chúng tôi hy vọng rằng thông qua việc sử dụng công nghệ này, các tổ chức sẽ có cơ hội phát triển và thúc đẩy sự thành công trong lĩnh vực đào tạo của mình.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang loay hoay trong quá trình quản lý hệ thống của mình mà chưa tìm ra cách giải quyết. Hãy liên hệ với BEIT chúng tôi để được tư vấn nhiều hơn về phần mềm hệ thống quản lý, chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Liên hệ ngay với chúng tôi qua: 

• Hotline: 0936736633
• Email: support@beit.net

Tham khảo nhiều hơn các sản phẩm trong các lĩnh vực khác của chúng tôi tại đây.